Uživatelská příručka s popisem obsluhy aplikace mobilní Datovka

Upozornění: Použití aplikace mobilní Datovka je pouze na vlastní nebezpečí a sdružení CZ.NIC v žádném případě neodpovídá či neručí za škody způsobené používáním aplikace. CZ.NIC, z.s.p.o. není provozovatelem služby Datové schránky a systému ISDS, pouze vyvíjí aplikaci mobilní Datovka.

Uživatelská příručka s popisem obsluhy aplikace mobilní Datovka
- 1. Co je to Datová schránka?
- 2. Aplikace mobilní Datovka - popis ovládání aplikace

Aktuální k verzi 1.8.5

1. Co je to Datová schránka?

Datové schránky (dále jen DS) jsou prostředkem komunikace s orgány vládní moci (OVM). Pro potřeby této dokumentace se omezíme pouze na některé technické aspekty fungování DS, které jsou důležité pro porozumění aplikace mobilní Datovka. Zpráva v systému DS vzdáleně připomíná emailovou zprávu. Datové schránky mají následující charakteristické vlastnosti:

Zprávy neobsahují tělo zprávy - veškerý obsah sdělení je obsažen přílohách.
Systém funguje centralizovaně - zpráva se odesílá na centrální server, který se stará o doručení adresátovi.
Lze zjišťovat v jaké fázi zpracování se zpráva nachází - zda byla doručena, vyzvednuta, apod. Zpráva může obsahovat specifické nepovinné údaje, např. číslo jednací apod.

O zřízení datové schránky lze požádat na každém místě Czech Point. Po obdržení přihlašovacích údajů je nezbytné se nejprve přihlásit pomocí webového rozhraní datových schránek a změnit uživatelské heslo. Teprve po této aktivaci datové schránky ji bude možné obsluhovat pomocí aplikace mobilní Datovka.

2. Aplikace mobilní Datovka - popis ovládání aplikace

Datovka je aplikace určená pro mobilní zařízení s operačním systémem Android a iOS. Datovka umožňuje přistupovat k jedné nebo více datovým schránkám, procházet a stahovat jejich obsah, procházet obálky zpráv a manipulovat s přílohami. Do jisté míry umožňuje vytvářet a odesílat datové zprávy, přeposílat zprávy ve formátu ZFO či odpovídat na došlé zprávy. Umožňuje trvale uchovávat datové zprávy v lokálním úložišti mobilního zařízení, umožňuje nahrávat zprávy do spisové služby. Podporuje také všechny autentizační metody. Z aplikace máte možnost odesílat e-gov formuláře s požadavky na různé služby na Portál veřejné správy či Ministerstva vnitra.

2.1 Sekce nastavení aplikace

Nastavení aplikace Datovka se provádí přes ikonu "tři pomlčky" v levém horním rohu úvodní obrazovky. Po stisku se zobrazí rozcestník s možnostmi nastavení aplikace a přidáním nového účtu. Změny v nastavení aplikace na jednotlivých stránkách se ve většině případu aplikují ihned a není třeba nic explicitně potvrzovat. Ovšem, na některých stránkách se musí nastavené hodnoty potvrdit ikonou "fajky" v pravém horním rohu. Rozcestník obsahuje tyto položky:

Přidat účet - odkaz na stránku, kde je možné přidat do aplikace další účet (schránku).
Hledat zprávu - pokud existuje v aplikaci jeden nebo více účtů, odkaz Vás nasměruje na stránku, kde je možné vyhledávat zprávy podle různých kritérií (v případě více účtů se vyhledává přes všechny).
Importovat zprávu - pokud existuje v aplikaci více účtů, je zde možné do nich hromadně importovat ZFO zprávy z interního nebo externího úložiště.
Aktualizovat seznam nahraných zpráv - pokud existuje v aplikaci alespoň jeden účet a je registrována nějaká spisová služba, výběrem této položky je možné aktualizovat seznam nahraných zpráv ve spisové službě.
Spisová služba - zde je možné registrovat a nastavit propojení se spisovou službou (popsáno dále v tomto dokumentu).
Obecné nastavení - zde je možné nastavit jazyk aplikace a velikost písma (jak velké budou elementy na stránkách a písmo na nich). Doporučené nastavení je hodnota 16. Dále je tu možné nastavit míru podrobnosti zaznamenávaných ladících výpisů. Výchozí hodnoty jsou 1. Větší číslo udává vyšší detail výpisu.
Synchronizace - zde je možné nastavit, jestli se mají stahovat a aktualizovat zprávy, které jsou starší 90ti dnů (tj. zprávy z datového trezoru, pokud je tato služba na serveru ISDS pro danou schránku aktivovaná). Dále je možné nastavit, aby se během synchronizace stahovaly rovnou kompletní zprávy včetně příloh a doručenek. Toto nastavení ale nedoporučujeme aktivovat, jelikož při větším počtu práv a pomalém připojení může stahovaní trvat poměrně dlouho.
Úložiště - zde je možné nastavit, po jakou dobu budou obálky zpráv a jejich přílohy uloženy v lokálním úložišti zařízení. Standardně jsou obálky zpráv uloženy v lokálním úložišti po dobu 90ti dnů, jak je tomu i na serveru ISDS. Lze nastavit interval od 90 - 180 dnů nebo na vždy (zprávy se nikdy nebudou z úložiště odstraňovat). Dále je možné nastavit, po jaké době se přílohy zpráv odstraní z lokálního úložiště. Díky tomu nebudou přílohy zbytečně ukrajovat cenné místo s kapacity lokálního úložiště. Výchozí hodnota je 10 dnů, lze však mimo jiné hodnoty nastavit i uchovávat přílohy navždy (přílohy zprávy se nikdy nebudou z úložiště odstraňovat). Výchozím nastavením je uchovávat zprávy a přílohy trvale. Další nastavení se týká uchovávání kompletních podepsaných zpráv ve formátu ZFO. Je zde možné specifikovat velikost úložiště (databáze), do kterého jsou po stažení kompletní zprávy v ZFO uloženy. Z důvodu setření místa se nejstarší a ZFO nahrazují novějšími. Hodnota 0 vypíná tuto vlastnost a ZFO se v tomto případě nebudou ukládat do úložiště. Maximální hodnota je 1GB. Poslední tlačítko na stránce umožňuje vyčistit a optimalizovat existující databázové soubory. Doporučuje se tuto akci provést jednou za cca 3 měsíce.
Zabezpečení a PIN - zde je možné nastavit uzamykací PIN aplikace. Nastavený PIN zároveň šifruje uložená hesla k jednotlivých schránkám, což zvyšuje bezpečnost a možnost neoprávněného zneužití.
Zobrazení logu - zde je možné zobrazit ladící výpisy z běhu programu nebo starší výpisy zapsané do logovacích souborů. Výpisy či soubory lze v případě problémů s funkčností aplikace odeslat vývojářům přes ikonu vlaštovky v pravém horním rohu.
Zobrazit panel logu - otevře panel, který okamžitě zobrazuje ladící výpisy z běhu programu.
Uživatelská příručka - odkaz na tento dokument.
O Datovce - verze, stručný popis aplikace.

Poznámka: Ve výchozím nastavení Datovka uchovává obálky datových zprávy i jejich přílohy trvale v lokální databázi a tyto data nijak nemaže. Toto neplatí pro kompletní podepsané datové zprávy ve formátu ZFO. Ty je doporučeno průběžně exportovat/ukládat na jiné paměťové medium nebo PC.

2.2 Vytvoření účtu a přihlášení do DS

Pokud spustíte Datovku poprvé a provedli jste nastavení aplikace podle Vašich představ, můžete do aplikace přidat schránky (založit účty). Do datové schránky je možné se přihlašovat následujícími kombinacemi přihlašovacích údajů (Datovka je podporuje):

Přihlašovací jméno a heslo
Přihlašovací jméno, heslo a klientský certifikát
Přihlašovací jméno, heslo a jednorázový kód
Přihlašovací jméno, heslo a SMS
Mobilní klíč

Účet bude v aplikaci vytvořen jen tehdy, podaří-li se úspěšně přihlásit na server ISDS pomocí zvolené metody a získat informace o uživateli a jeho datové schránce. Nejprve tedy vyberte požadovanou metodu přihlašování a pak je třeba vyplnit pole "Název účtu" (Vaše pojmenování účtu - např. název firmy), "přihlašovací jméno" (login) a "heslo". Tyto tři údaje jsou povinné a je nutné je vyplnit. Ostatní volby jsou volitelné. Lze povolit možnost zapamatování hesla v lokálním úložišti, dále je možné zvolit, jestli se obsah této schránky bude ukládat do lokálního úložiště zařízení (doporučeno) nebo dočasně do operační paměti zařízení (data budou po ukončení aplikace ztraceny - může vést k zahlcení paměti a pádu aplikace). Také je možné rozlišit, jestli se jedná o schránku v normálním (produkčním) provozu ISDS či testovacím prostředí ISDS. Dalším přepínačem lze zahrnout účet do hromadné synchronizace, kterou lze provést při dvou a více účtech (ve výchozím nastavení povoleno).

Datovka si přihlašovací údaje a další nastavení (heslo jen pokud je pamatování povoleno) automaticky ukládá při ukončení aplikace. Při dalším spuštění aplikace se automaticky načtou a použijí pro přihlášení do DS.

Poznámka: V případě uložení hesla v aplikaci se doporučuje nastavit bezpečnostní PIN, kterým budou uložená hesla šifrována

2.2.1 Přihlášení certifikátem

Přihlášení klientským certifikátem je bezpečnější forma autentizace. Nejdůležitějším požadavkem je vlastnictví komerčního certifikátu. (Kvalifikovaný certifikát vydávaný pro účely komunikace s úřady státní správy nelze použít!). Pokud takovýto certifikát vlastníte a chcete jej využít pro přihlašování pomocí Datovky, postupujte prosím podle následujícího návodu: Nahrajte soubor s certifikátem do úložiště ve vašem zařízení. Vyberte v nastavení účtu metodu přihlášení Certifikát+Heslo. Použijte tlačítko "Vybrat soubor" a vyberte certifikát ve formátu PKCS12 (p12) nebo ve formátu PEM (pem). PEM soubor musí obsahovat jak vlastní certifikát tak i odpovídající privátní klíč.

Upozornění: Na zařízeních iOS lze použít pouze PEM formát. PFX či P12 zde není z důvodu chybějícího API podporován.

Po každém spuštění mobilní Datovky budete při prvním použití certifikátu dotázáni na heslo k odemčení tohoto souboru. Po jeho úspěšném zadání již Datovka použije rozšifrovaná data a na heslo se Vás v rámci jednoho spuštění aplikace již ptát nebude.

Doporučení: Soubor certifikátu se soukromým klíčem chraňte VŽDY silným heslem, které nikomu nesdělujte. Snížíte tak podstatně možnost jeho neautorizovaného použití a zmenšíte komplikace spojené s případným odcizením tohoto souboru.

2.2.2 Přihlášení bezpečnostním kódem nebo SMS

Od 19.6.2011 byl systém datových schránek rozšířen o možnost doplnění standardní autentizace o jednorázový kód. Ten si podle nastavení v systému DS uživatel buď generuje sám pomocí kompatibilního programu na mobilním zařízení, nebo jej obdrží pomocí SMS.

Pro tento způsob autentizace je třeba jej nejprve aktivovat v systému DS. Poté již stačí jen vybrat příslušnou metodu v nastavení účtu. Při pokusu o přístup k serveru DS bude uživatel vyzván k zadání jednorázového hesla a po úspěšné autentizaci může s datovou schránkou pracovat standardním způsobem.

Poznámka: Po 30 minutách ne-aktivity je uživatel ze systému automaticky odhlášen a pro další práci se musí opět autentizovat jednorázovým kódem! Jde o vlastnost systému ISDS, nikoli Datovky.

2.2.3 Přihlášení mobilním klíčem

Od verze 1.8.2 je možné využít v mobilní Datovce přihlášení Mobilním klíčem. Pro vytvoření účtu je třeba zadat uživatelské jméno a komunikační klíč, který Vám byl přidělen při spárování apliace Mobilní klíč s Vaší datovou schránkou. Komunikační klíč tedy naleznete v oficiálním webovém rozhraní, kde je třeba si tuto metodu přihlášení aktivovat.

Od verze 1.8.2 je možné využít v mobilní Datovce přihlášení Mobilním klíčem. Tento způsob autentizace je třeba nejprve aktivovat přes webové rozhraní ISDS. V následujícím odkazu je popsané, jak aktivaci a spárování s mobilním zařízením provést. Postupujte podle pokynů v odkazu.

Pak stačí v v mobilní Datovce v nastavení schránky vybrat příslušnou metodu přihlášení a zadat uživatelské jméno a vygenerovaný komunikační klíč. Během přihlášení Datovka čeká, až uživatel potvrdí notifikaci v aplikaci Mobilní klíč. Pokud nebude potvrzeno do 30 sekund, Datovka přihlašovací proceduru zruší a k přihlášení nedojde.

Poznámka: Po 30 minutách ne-aktivity je uživatel ze systému automaticky odhlášen a pro další práci se musí opět autentizovat mobilním klíčem! Jde o vlastnost systému ISDS, nikoli Datovky.

2.3 Nastavení a operace s účtem

Klepnete-li na stránce s účty na konkrétní název účtu (čtvercová ikona s panáčkem), zobrazí se nabídka, kde můžete provádět operace s účtem. Může zde:

Změnit nastavení účtu včetně přihlašovacích údajů.
Zobrazit informace o účtu, datové schránce a přihlášeném uživateli.
Vytvořit a odeslat zprávu z tohoto účtu.
Vytvořit elektronické podání s požadavkem na výpisy z Ministerstva vnitra a Správy základních registrů.
Importovat ZFO zprávy do účtu z interního nebo externího úložiště.
Vyhledat datovou schránku na portále Veřejné správy.
Vyčistit databázi souborů. Tato volba provede smazání všech příloh jednotlivých zpráv v databázi a vytvoří novou prázdnou databázi. Může se hodit například v případě, kdy chcete vymazat veškeré přílohy z důvodu nedostatku místa v lokálním úložišti.
Změnit heslo (myslí se tím heslo pro přihlášení do ISDS), pokud jste k účtu přihlášeni.
Odstranit účet (včetně všech zpráv a jejich příloh).

2.4 Organizace zpráv v Datovce

Aplikace Datovka zobrazuje zprávy v rolovacích seznamech (rozlišeno na přijaté a odeslané) setříděné podle ID zprávy (nejnovější zprávy jako první). Zpráva v seznamu zobrazuje jen některé informace z obálky (předmět, odesílatel/příjemce, id zprávy, čas dodání a čas doručení). Podrobnější informace o zprávě, informace o průběhu doručování a jednotlivé přílohy pak naleznete na další stránce při výběru konkrétní zprávy.

V Datovce je možnost označit si zprávy jako lokálně (ne)přečtené. Tento stav je v seznamu zpráv symbolizován zalepenou/rozlepenou obálkou a změnou pozadí zprávy v seznamu zpráv. Nově stažené příchozí zprávy (ještě nepřečtené) jsou zobrazeny s barevným nápisem odesílatele (modrá), s bílím podkladem a zalepenou obálkou. Zprávy již zobrazené nebo přečtené jsou zašedle včetně textu a symbol obálky je otevřený.

V seznamu zpráv je také možné zprávy filtrovat na shodu se zadaným řetězcem (ikona lupy) či nastavovat příznaky o přečtení/nepřečtení zprávy (ikona možnosti).

Poznámka: Informace o lokálním přečtení zprávy nijak nesouvisí se systémem ISDS a je na něm nezávislá! Označení zprávy jako nová/přečtená se nijak nepromítá do stavu zprávy v systému ISDS, je to pouze lokální stav zprávy v aplikaci Datovka.

2.4.1 Úložiště a uchovávání zpráv

Aplikace ukládá svoje nastavení a databáze zpráv do pracovním prostoru aplikace (sandbox). Tento prostor je z bezpečnostních důvodů privátní a nelze do něj přistoupit z jiné aplikace či operačního systému. Pokud potřebujete nějakou zprávu nebo její přílohy předat jiné aplikaci, je třeba ji explicitně uložit (přes možnosti zprávy na stránce s detailem zprávy).

Obálky zpráv a jejich přílohy jsou ve výchozím nastavení v databázi zpráv uchovány trvale a aplikace je sama od sebe nijak nemaže. Je ale možné nastavit dobu uchovávání stejně, jako je tomu v systému ISDS. Pak se zprávy automaticky odstraňují podle data jejich dodání do schránky (standardně je to 90 dnů dle systému ISDS, ale v nastavení aplikace lze tuto dobu nastavit i na jiné hodnoty).

Kompletní podepsané zprávy (formát ZFO) se ukládají do samostatné databáze, která je velikostně omezena (aplikace neukládá ZFO trvale). Velikost databáze pro ZFO je možné změnit v nastavení aplikace v sekci Úložiště. Do databáze se ukládají poslední stažené kompletní zprávy. Dojde-li místo, jsou nejstarší ZFO z databáze odstraněny a nahrazeny novějšími.

Doporučení: Doporučuje se nově stažené kompletní zprávy (formát ZFO) co nejdříve exportovat/uložit na jiné datové úložiště, jako je například externí SD karta, flash disk, iCloud nebo PC. V opačném případě hrozí, že o starší datové zprávy ve formátu ZFO můžete vlivem omezení velikosti databáze přijít!

2.5 Stažení obálek zpráv (synchronizace)

Při stisknutí ikonky kulatých šipek v názvu účtu se provede synchronizace odeslaných i přijatých zpráv tohoto účtu se serverem ISDS. Staženy budou pouze obálky zpráv, pokud není v aplikaci nastaveno stahování kompletních zpráv. V případě, že máte více účtů, můžete synchronizovat všechny účty najednou stiskem ikonky kruhových šipek vpravo nahoře. Doporučujeme ovšem synchronizovat jednu schránku po druhé, předejte tak nežádoucímu stažení zpráv v ostatních účtech. Synchronizaci všech účtů lze také provést rychlím potažením seznamu účtů z hora dolů (synchronizují se jen ty účty, které mají povolenu hromadnou synchronizaci).

Upozornění 1: Proces synchronizace způsobuje doručení zpráv ve vlastní datové schránce. Synchronizace může trvat delší dobu v závislosti na rychlosti vašeho připojení k síti internet. Aktivity během synchronizace účtů jsou průběžně zobrazovány ve stavovém panelu ve spodní liště hlavního okna. Nedoporučujeme během synchronizace provádět jiné operace s Datovkou a raději vyčkat na jejich dokončení.

Upozornění 2: Hromadnou synchronizaci doporučujeme používat jen případě, že žádná ze schránek nevyžaduje dodatečné zadání hesla nebo OTP kódu. V opačném případě sice budete vyzvání k zadání chybějících údajů, synchronizace ale u těchto účtů nemusí proběhnout korektně!

Tip: Synchronizaci jen přijatých zpráv nebo jen odeslaných zpráv lze provést přímo na seznamu zpráv tak, že seznamem potáhnete z hora dolů a následně uvolníte. Měla by se spustit synchronizace pouze nad tímto typem zpráv. Synchronizace odeslaných zpráv nezpůsobuje, na rozdíl od seznamu přijatých zpráv, doručení ve vlastní schránce.

2.6 Stažení kompletní zprávy (příloh), prohlížení zprávy

Kompletní zprávu včetně jejich příloh stáhnete na stránce s detailem zprávy (ikona obálky se šipkou vpravo nahoře) nebo poklepáním na text v sekci přílohy. Po stažení zprávy se doplní kompletní informace o zprávě včetně doručenky a zobrazí se jednotlivé přílohy zprávy. Navíc se změní ikona pro stažení zprávy na ikonu menu, kde a je dále možné provádět různé operace se zprávou či přílohami (viz následují sekce). Poklepáním na konkrétní soubor přílohy by se měl tento soubor otevřít ve výchozí aplikaci, která je pro tento formát zaregistrována v operačním systému. Pokud se delší dobu nic neděje, je možné, že systém nemá nastaven žádnou výchozí aplikaci pro tento formát.

Upozornění: Proces stahování kompletní zprávy se všemi přílohami může trvat delší dobu v závislosti na rychlosti vašeho připojení k síti internet a velikost příloh. Aktivita během stahování zprávy je zobrazována ve stavovém panelu ve spodní liště hlavního okna. Nedoporučujeme během stahování provádět jiné operace s Datovkou a raději vyčkat na dokončení započaté operace. Operace stahování kompletní zprávy nezpůsobuje doručení ve vlastní datové schránce.

2.7 Manipulace se zprávou a přílohami

Datovka kromě otevírání a prohlížení příloh umožňuje také provádět různé operace se samotnou zprávou či jejími přílohami. Na stránce s detailem zprávy je možné přes ikonu "tři pomlčky" v pravém horním rohu obrazovky vyvolat rozcestník s dostupnými operacemi. Můžete zde:

Opakovaně stáhnout přílohy, pokud z nějakého důvodu nejsou k dispozici nebo byly z lokální databáze odstraněny.
Odpovědět na tuto zprávu - vytvoří se šablona nové zprávy s předvyplněnými údaji a předmětem.
Přeposlat kompletní zprávu (ZFO) jinému příjemci - vytvoří se šablona nové zprávy s předvyplněnými údaji a přílohami.
Použít zprávu jako šablonu pro vytvoření a odeslání nové zprávy.
Pokud je aplikace napojena na spisovou službu, je zde možné nahrát zprávu do spisové služby.
Přeposlat přílohy nebo celou zprávu v ZFO přes email.
Uložit přílohy nebo celou zprávu v ZFO na externí úložiště zařízení mimo pracovní prostor (sandbox) aplikace (interní úložiště zařízení, SD karta, iCloud).
Smazat přílohy u zprávy. Přílohy budou odstraněny z lokální databáze.

2.7.1 Ukládání zpráv a příloh na externí úložiště

Je možné uložit kompletní podepsanou zprávu nebo jen její přílohy do interního/externího úložiště zařízení, SD kartu či iCloudu.

Zařízení s operačním systémem Android ukládají/exportují zprávu či její přílohy do cesty "/storage/Documents/Datovka/{číslo zprávy}/". Tato složka je přímo viditelná z operačního systému a ostatní aplikace k ní mohou přistupovat a se soubory manipulovat.
Zařízení s operačním systémem iOS nahrávají/exportují zprávy či její přílohy do iCloudu nebo správce dokumentů Files/Documents.

2.7.2 Odesílání zprávy a příloh emailem

Je možné kompletní podepsanou zprávu nebo jen její přílohy přeposlat přes email. Lze přímo z otevřené zprávy vytvořit email, ve kterém již bude kompletní zpráva v ZFO nebo její přílohy připojeny. Podmínkou vytvoření emailu je mít správně nakonfigurován alespoň jeden emailový účet/klient. Poznámka: Vytvoření emailu a připojení příloh může chvíli trvat. O neúspěšném otevření emailu v nastaveném klientovi je uživatel informován operačním systémem.

2.8 Vyhledávání datových zpráv

Je možné vyhledávat datové zprávy přes všechny účty podle klíčových slov. Vyhledávat můžete přes ikonu menu v pravém horním rohu úvodní obrazovky (seznam účtů). Výsledky je možné filtrovat na shodu se zadaným řetězcem (ikona lupy).

2.9 Vyhledávání informací o datových schránkách

Aplikace umožňuje vyhledávat datové schránky a zjišťovat informace o nich. Vyhledávat lze přes kliknutí na název účtu na hlavní stránce. Poté je možné vyhledávat fulltextově podle klíčových slov a je také možně zužovat rozsah vyhledávání pomocí dvou rolovacích menu. Výsledky jsou stránkovány a položky lze filtrovat na shodu se zadaným řetězcem (ikona lupy).

2.10 Vytvoření a odeslání nové datové zprávy

Datovka umožňuje do jisté míry vytvářet a odesílat datové zprávy.

2.10.1 Vytvoření a odeslání zprávy

Novou zprávu můžeme vytvořit tak, že na hlavní stránce klepneme na název účtu, ze kterého chceme zprávu odeslat. Pak je potřeba vyplnit předmět v záložce "Obecné", v záložce "Příjemci" přidat nebo vyhledat alespoň jednoho příjemce a v sekci "Přílohy" vybrat z interního nebo externího úložiště alespoň jednu přílohu (soubor). Celková velikost všech příloh zprávy by neměla přesáhnout 20MB, protože může být systémem ISDS odmítnuta. V sekci "Doplňující" je pak možné doplnit další položky obálky zprávy. Pokud chcete napsat krátkou textovou zprávu, aniž by jste museli použít jinou aplikaci pro editaci textu, můžete v záložce "Text" napsat textovou zprávu. Jsou-li všechny požadované položky vyplněny, přes ikonu "vlaštovky" v pravém horním rohu se může zpráva odeslat. V případě úspěšného odeslaní se zobrazí dialog s ID nově odeslané zprávy a zprava se vloží do lokální databáze do složky odeslané zprávy. Pokud se zprávu nepodaří odeslat do ISDS, zobrazí se dialog s popisem, co se nepodařilo nebo proč nebyla zpráva dodána do schránky příjemce.

2.10.2 Odpověď na došlou zprávu

Odpověď na příchozí zprávu provedeme tak, že po stažení kompletní příchozí zprávy, na stránce s jejími přílohy, klepneme na ikonu sponky a vybereme možnost "Odpověď". Tím se otevře stránka pro vytvoření zprávy, kde se předvyplní předmět a příjemce. Pak už stačí připojit přílohy a vyplnit doplňující informace do obálky zprávy. Pak stačí zprávu odeslat. V případě úspěšného odeslaní se zobrazí dialog s ID nově odeslané zprávy a zprava se vloží do lokální databáze do složky odeslané zprávy. Pokud se zprávu nepodaří odeslat do ISDS, zobrazí se dialog s popisem, co se nepodařilo nebo proč nebyla zpráva dodána do schránky příjemce.

2.10.3 Přeposlání zprávy ve formátu ZFO

Pro přeposílání zpráv ve formátu ZFO je zapotřebí mít v nastavení aplikace povoleno ukládání ZFO do úložiště (je popsáno v sekci 2.1). Samotné přeposlání podepsané zprávy ve formátu ZFO provedeme tak, že po stažení kompletní zprávy, na stránce s jejími přílohy, klepneme na ikonu sponky a vybereme možnost "Přeposlat". Tím se otevře stránka pro vytvoření zprávy, kde se předvyplní předmět a do příloh přiloží podepsaná ZFO zpráva. Pak už stačí přidat nebo najít příjemce, vyplnit doplňující informace, a zprávu odeslat. V případě úspěšného odeslaní se zobrazí dialog s ID nově odeslané zprávy a zprava se vloží do lokální databáze do složky odeslané zprávy. Pokud se zprávu nepodaří odeslat do ISDS, zobrazí se dialog s popisem, co se nepodařilo nebo proč nebyla zpráva dodána do schránky příjemce.

2.10.4 Vytvoření zprávy ze šablony

Můžete použít existující zprávu jako šablonu pro vytvoření nové zprávy. Po stažení kompletní příchozí zprávy, na stránce s jejími přílohy, klepneme na ikonu sponky a vybereme možnost "Použít jako šablonu". Tím se otevře stránka pro vytvoření zprávy, kde se předvyplní předmět, přílohy a doplňující informace, pokud byly ve zdrojové zprávě vyplněny. Pak už stačí přidat nebo najít příjemce, případně poopravit doplňující informace, a zprávu odeslat. V případě úspěšného odeslaní se zobrazí dialog s ID nově odeslané zprávy a zprava se vloží do lokální databáze do složky odeslané zprávy. Pokud se zprávu nepodaří odeslat do ISDS, zobrazí se dialog s popisem, co se nepodařilo nebo proč nebyla zpráva dodána do schránky příjemce.

2.10.5 Poštovní datová zpráva

Aplikace podporuje odesílaní komerčních poštovních datových zpráv. Při vytváření zprávy v sekci "Obecné" lze také předplatit odpověď na tuto zprávu. Podrobnější informace kolem odesílání poštovních zpráv lze nalézt na stránkách datových schránek.

2.10.6 Krátká textová zpráva jako PDF v příloze

Od verze 1.8.0 je možné do nově vytvářené zprávy vložit krátkou textovou zprávu jako PDF příloha (podobně, jak je tomu u oficiálního webového rozhraní DS). Na stránce s vytvářením nové zprávy je záložka Text. Zde je možné zadat neformátovaný text, který můžete následně přiložit jako PDF soubor do přílohy datové zprávy. Textové pole podporuje jen čistý text a základní formátování, jako je odstavec a odřádkování (jiné formátování není a nebude podporováno). Symbolem oka nad textovým polem můžete prohlédnout vygenerované PDF, symbolem sponky pak vložíte PDF soubor jako přílohu do datové zprávy. Jakákoliv změna textu v poli vyžaduje znovu připojit PDF do příloh. Dojde tak k přepsání již přiloženého PDF. Před odesláním doporučujeme poslední přiložené/přepsané PDF pro jistotu ještě jednou otevřít a zkontrolovat, že opravdu obsahuje správný/vámi požadovaný text.

2.11 Import zpráv z formátu ZFO

Datovka umožňuje import zpráv ve formátu ZFO do lokální databáze aplikace. Importovat se mohou soubory z lokálního nebo externího úložiště zařízení, SD karty či iCloud. Před samotným importem je třeba nejprve vybrat jeden či více souborů ZFO nebo celý adresář. Všechny importované soubory musí obsahovat platnou nepoškozenou zprávu. Importovat se budou pouze zprávy, které nejsou v databázi cílového účtu a u kterých je jednoznačně prokazatelné, že patří do datové schránky cílového účtu. V ostatních případech se import nezdaří. O výsledku importu jednotlivých zpráv jste průběžně informování.

Import můžete provést přes hlavním menu v pravém horním rohu úvodní obrazovky, kde vyberete "Importovat zprávu". Tím se bude import provádět přes všechny dostupné účty. Pokud chcete importovat zprávy do jednoho konkrétního účtu, tak na hlavní stránce klepněte na název účtu a v menu vyberete "Importovat zprávu". Při výběru zpráv pro import můžete také povolit, aby byla každá importovaná zpráva ověřena systémem ISDS (operace je náročná na přenos dat, nedoporučujeme zapínat, pokud používáte mobilní připojení k internetu).

2.12 Zálohování, transfer dat a obnova ze zálohy

Od verze 1.9.0 lze provádět zálohy/obnovy účtů či transfer všech dat do jiného zařízení. Na zařízeních Android se provádí záloha/transfer do externího úložiště zařízení (odtud lze nahrát do PC, GoogleDrive, Disk, apod například aplikací TotalCommander) nebo na SD kartu. U zařízení s iOS se data nejprve exportují do pracovního prostoru (sandboxu) aplikace Datovka, odkud mohou být následně přímo z aplikace Datovka odeslány na iCloud, nebo přes aplikaci Files na jiné úložiště či cloudovou službu a nebo manuálně přeneseny přes aplikaci iTunes do zařízení Mac či PC (je popsáno v kapitole 2.12.4).

2.12.1 Zálohování

Zálohováním se rozumí záloha dat jednotlivých účtů. Zálohují se pouze databáze účtů, databáze zpráv a příloh jednotlivých účtů a případně společná databáze souborů ZFO. Do zálohy se nepromítají z bezpečnostních důvodů, konfigurační soubor aplikace s citlivými údaji ani databáze spojená se spisovou službou. Zálohování je možné provést přes Nastavení→Záloha účtů. Zde pak vyberete účty, které chcete zálohovat. Na zařízeních s Android vyberete cílovou složku, kam se má záloha uložit. Na zařízeních s iOS budou data uloženy do pracovního prostoru (sandboxu) aplikace Datovka do složky Backup. Export bude možný jen v případě, že na cílovém místě bude dostatek volného prostoru pro uložení všech vybraných účtů a aplikace bude mít povolený zápis do vybrané složky. Akce exportu zálohy může trvat i několik minut v závislosti na velikosti jednotlivých databází a přenášených souborů. O průběhu exportu jste vizuálně informování. V žádném případě teď aplikaci nevypínejte ani nepřesouvejte do pozadí, jinak hrozí ztráta či poškození dat. Vyčkejte na dokončení operace. O úspěšném/neúspěšném exportu zálohy budete informování dialogem po jejím dokončení. Do cílové složky v případě úspěchu bude vytvořena složka s datem zálohy, která bude obsahovat všechna zálohovaná data. Složka bude také obsahovat soubor backup_description.json, který bude pak třeba načíst při obnově dat ze zálohy.

Důležité: Zálohu uchovejte na bezpečném místě a v žádném případě needitujte či jinak neměňte její obsah.

Pro zařízení s iOS: Po úspěšném exportu zálohy do sandboxu aplikace můžete přímo z aplikace Datovka odeslat tuto složku se zálohou na iCloud (může trvat i několik minut v závislosti na velikosti přenášených souborů) nebo následně manuálně přenést přes aplikaci iTunes do zařízení Mac či PC (je popsáno v kapitole 2.12.4). Důležité: Po opětovném spuštění Datovky bude složka Backup s uloženou zálohou z bezpečnostních důvodů smazána.

2.12.2 Transfer (přenos) dat

Transferem (přenosem) dat se rozumí uložení kompletního nastavení i všech dat a databází aplikace pro možnost přenést tyto data do Datovky na jiném zařízení. Data se ukládají na zařízeních a Androidem do Vámi vybrané cesty (SD karta, externí úložiště, kabelem do PC). Pro přenesení všech dat je třeba nejprve zabezpečit aplikaci pomocí PINu (v nastavení aplikace). Je to z důvodu zabezpečení a ochrany citlivých informací, které exportované data obsahují. Poté je možné přes Nastavení→Přenos dat exportovat kompletní data do cílové složky. Na zařízeních s Android vyberete cílovou složku, kam se mají data uložit. Na zařízeních s iOS budou data uloženy do pracovního prostoru (sandboxu) aplikace Datovka do složky Transfer. Export bude možný jen v případě, že na cílovém místě bude dostatek volného prostoru pro uložení všech exportovaných souborů. Akce exportu může trvat i několik minut v závislosti na velikosti jednotlivých databází a přenášených souborů. O průběhu exportu jste vizuálně informování. V žádném případě teď aplikaci nevypínejte ani nepřesouvejte do pozadí, jinak hrozí ztráta či poškození dat. Vyčkejte na dokončení operace. O úspěšném/neúspěšném exportu budete informování dialogem po jejím dokončení. Do cílové složky v případě úspěchu bude vytvořena složka s datem transferu, která bude obsahovat všechny potřebné soubory pro přenos. Složka bude také obsahovat soubor transfer_description.json, který bude třeba načíst na novém zařízení při obnově dat. Teď je možné tuto složku přenést do jiného zařízení, odkud je možné provést obnovu.

Důležité: Exportovaná data uchovejte na bezpečném místě a v žádném případě je needitujte či jinak neměňte. Po úspěšné obnově v jiném zařízení je silně doporučujeme ihned z původního úložiště odstranit.

Pro iOS: Po úspěšném exportu transferu do sandboxu aplikace můžete přímo z aplikace odeslat celou složku na iCloud (může trvat i několik minut v závislosti na velikosti přenášených souborů) nebo manuálně přenést přes aplikaci iTunes do zařízení Mac či PC (je popsáno v kapitole 2.12.4). Důležité: Po opětovném spuštění Datovky bude složka Transfer s uloženými daty z bezpečnostních důvodů smazána.

2.12.3 Obnova ze zálohy či transferu dat

Krok nutný před obnovou (platí pouze pro iOS): Před samotnou obnovou ze zálohy nebo transferu je třeba nejprve požadovanou složku přenést do sandboxu aplikace, nejlépe do před-připravené složky Restore. Pro přenos z PC je třeba provést postup z kapitoly 2.12.4. Pro přenos zálohy/transferu z iCloud do před-připravené složky Restore je třeba využít aplikace Files nebo Documents v cílovém zařízení a složku se zálohou/transferem z iCloud pomocí této aplikace nakopírovat do sandboxu Datovky.

Důležité upozornění: Obnova dat ze zálohy nebo z transferu přepíše stávající data aplikace. Obnova je na vlastní nebezpečí a při neúspěchu může vést k trvalé ztrátě původních dat.

V aplikaci Datovka přes Nastavení→Obnova ze zálohy je možné načíst zálohu nebo transfer dat z externího úložiště, SD karty či sandboxu aplikace. Je třeba nejprve vybrat příslušný JSON soubor, který popisuje zálohu či transfer dat. Je-li vybraný JSON soubor validní a nepoškozen, je automaticky rozpoznáno, jestli se bude jednat o obnovu ze zálohy nebo jedná-li se o kompletní obnovu dat z transferu. Jde-li o transfer, automaticky se spočítá dostupné místo pro obnovu a pokud je dostačující, může se ihned provést obnova. V případě, že se jedná o obnovu ze zálohy, jsou nejprve načteny všechny účty, které záloha obsahuje. Poté si uživatel vybere účty, které chce obnovit a pokud je dostatek místa, může provést obnovu. Akce obnovy může trvat i několik minut v závislosti na velikosti jednotlivých databází a přenášených souborů. O průběhu obnovy je uživatel vizuálně informován. V žádném případě teď aplikaci nevypínejte ani nepřesouvejte do pozadí, jinak hrozí ztráta či poškození dat obnovovaných dat. Vyčkejte na dokončení operace. O úspěšné/neúspěšné obnově budete informování dialogem po jejím dokončení. V případě úspěchu bude aplikace následně automaticky restartována, aby se mohly načíst obnovená data.

2.12.4 Přenos dat přes iTunes do PC a zpět do Datovky

Služba iTunes by měla být nejúčinnějším způsobem přenosu dat a aplikací s iOS zařízení do PC či jiného zařízení iOS. Spusťte aplikaci iTunes v počítači a připojte iOS zařízení s exportovanou zálohou/transferem k počítači. V pravém horním rohu okna iTunes musíte kliknout na ikonu svého iOS zařízení. Pak klepněte na ikonu "Sdílení souborů" v levém podokně okna iTunes. Objeví se seznam aplikací, které umožňují výměnu dat s PC. Vyberte Datovku a počkejte, dokud se nenačte obsah jejího sandboxu. Poté označte složku Datovka a klepněte na tlačítko Uložit… Pak jen vyberte cílovou složku v PC, kam se mají data aplikace uložit. Pokud chcete nahrát nějakou zálohu/transfer do iOS zařízení, stačí na označené složce Datovka kliknout na tlačítko Přidat… a následně vybrat složku se zálohou/transferem, kterou chce do sandboxu Datovky nahrát.

2.13 Propojení Datovky se spisovou službu

Spisová služba je soubor činností a prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba zajišťuje správu dokumentů, která probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu. Existuje celá řada poskytovatelů spisových služeb. Většinou těchto služeb využívají subjekty státní správy, orgány veřejné moci či právní subjekty.

Datovka od verze 1.5.0 poskytuje API pro přístup ke spisové službě a umožňuje nahrávat do služby datové zprávy. Datovka se může připojit ke kterékoliv spisové službě, která podporuje naše API. Zde je seznam společností, o kterých víme, že do jejich služeb je možné z Datovky zasílat soubory datových zpráv. Doufáme, že časem jich bude více.

2.13.1 Aktivace spisové služby v Datovce

Pokud používáte nějakou spisovou službu z tohoto seznamu a chcete, aby zprávy z Datovky mohly být přímo nahrávány do Vašich spisů na serveru poskytovatele spisové služby, je potřeba tuto službu nejprve do Datovky nastavit. Provedete to tak, že v hlavním menu v pravém horním rohu úvodní obrazovky vybere "Spisová služba". Otevře se Vám stránka, kam vyplníte úplnou adresu (URL, např. https://spisova.sluzba.cz/api/v1/) ke spisové službě a Váš identifikační token, který jste si v datové službě vygenerovali či jinak obdrželi. Pokud tyto informace nemáte, obraťte se na Vašeho provozovatele spisové služby. Jakmile vyplníte oba údaje, tlačítkem "Stáhnout info" stáhnete základní informace o službě. Tím si ověříte, že se ke službě připojíte. Pokud jste se úspěšně spojili se spisovou službou, měl by se doplnit její název, logo a jméno tokenu. Přes ikonu "Kolečko s fajkou" v pravém horním rohu vše potvrdíte a uložíte nastavení. Nyní máte v Datovce zaregistrovanou spisovou službu a můžete s ní začít pracovat. Budete-li chtít službu vypnout, deaktivujete ji tlačítkem "X" a opět potvrďte zmáčknutím ikony s fajkou v pravém horním rohu.

2.13.2 Nahrávání zpráv do spisové služby

Do spisové služby můžete ukládat kompletní datové zprávy (s přílohami) ve formátu ZFO (je zapotřebí mít povoleno v nastavení aplikace ukládaní ZFO souborů do lokální databáze). Kompletní datovou zprávu nahrajete tak, že na stránce s detailem zprávy v horním menu zvolíte položku "Nahrát do spisové služby" (bude viditelná pouze a jen tehdy, je-li spisová služba korektně nakonfigurována). Po té se objeví stránka pro výběr spisu (umístění), kam se má zpráva nahrát (je možné manuálně aktualizovat hierarchii spisové služby tlačítkem se symbolem synchronizace). Zvolte spis (složku) nebo více spisů a stiskněte tlačítko se symbolem "Nahrát". Poté by se měla zpráva nahrát do vybraných složek spisové služby. O výsledku operace by jste měli být informování notifikačním dialogem. Po úspěšném odeslání zprávy do spisové služby se u ní objeví ikona spisové služby ve seznamu zpráv a v detailu zprávy by se měly zobrazit názvy spisů, kde je zpráva ve spisové službě uložena.

2.13.3 Synchronizace dat se spisovou službou

Datovka si pamatuje, kam byly z Datovky do spisové služby jednotlivé zprávy odeslány. Pokud používáte i jiné aplikace, nebo ve spisové službě datové zprávy nějak spravujete, mažete nebo s nimi provádíte jiné operace, je dobré čas od času v Datovce aktualizovat informace o zprávách ve spisové službě. Tato operace se neprovádí automaticky a je třeba ji vyvolat ručně. Provedete to tak, že v hlavním menu v pravém horním rohu úvodní obrazovky vybere "Aktualizovat seznam nahraných zpráv" (bude viditelné pouze a jen tehdy, je-li spisová služba korektně nakonfigurována). Tím se pro všechny účty v Datovce aktualizují informace o tom, které zprávy jsou ve spisové službě nahrány. Ve výpisu zpráv je tato informace reprezentována ikonou spisové služby a v detailu zprávy by se měly zobrazit názvy spisů, kde je zpráva ve spisové službě uložena.

2.14 Elektronická podání s požadavky na výpisy z Ministerstva vnitra a Správy základních registrů

Je možné z DS (převážně fyzických osob) zasílat elektronická podání s požadavky na různé elektronické výpisy Ministerstva vnitra a Správy základních registrů. Tyto výpisy jsou k dispozici zdarma. Můžete tak ze své osobní schránky zažádat třeba o výpis bodového hodnocení z centrálního registru řidičů, výpis z rejstříku trestů, výpis využití osobních údajů z registru obyvatel, živnostníků a dalších. Některé požadavky vyžadují zadání doplňujících informací. Převážně se jedná o zadání IČ subjektu, datumu nebo čísla řidičského průkazu. Požadavky na služby, které jsme v tomto vydání do mobilní aplikace přidali, jsou převážně dostupné pouze ze schránek fyzických osob. Odpověď obdržíte opět do datové schránky a to většinou do 10 minut. Tyto služby jsou dostupné pouze pro schránky v produkčním prostředí, nelze je využít v testovacím prostředí ISDS.

Do seznamu dostupných služeb se dostane tak, klepnete-li na stránce s účty na konkrétní název účtu (čtvercová ikona s panáčkem). Ze seznamu nabídek pak zvolíte "Odeslat elektronické podání". Obdržíte seznam dostupných služeb a požadavků. Rozklepnutím požadavku se dostanete na odesílací formulář, který předvyplní dostupné informace z vaší DS a případně nabídne políčka pro doplnění chybějících údajů. Je-li vše vyplněno, je možné požadavek odeslat ikonou vlaštovky v pravém horním rohu. Pokud byl formulář vyplněn správně, měla by do cca 10 minut přít odpovědní DZ s výsledkem požadavku.

2.15 Podpora pro zpřístupnění

Aplikace má podporu pro zpřístupnění a předčítání obsahu stránek.

user manual