Uživatelská příručka s popisem obsluhy aplikace Datovka

Upozornění: Použití aplikace Datovka je pouze na vlastní nebezpečí a sdružení CZ.NIC v žádném případě neodpovídá či neručí za škody způsobené používáním aplikace. CZ.NIC, z.s.p.o. není provozovatelem služby Datové schránky, pouze vyvíjí aplikaci Datovka.

Uživatelská příručka s popisem obsluhy aplikace Datovka
- 1. Datové schránky
- 2. Datovka - ovládání aplikace

1. Datové schránky

Datové schránky (dále jen DS) jsou prostředkem komunikace s orgány vládní moci (OVM). Pro potřeby této dokumentace se omezíme pouze na některé technické aspekty fungování DS, které jsou důležité pro porozumění programu Datovka. Zpráva v systému DS vzdáleně připomíná emailovou zprávu. Datové schránky mají následující charakteristické vlastnosti:

Zprávy neobsahují tělo zprávy - veškerý obsah sdělení je obsažen přílohách.
Systém funguje centralizovaně - zpráva se odesílá na centrální server, který se stará o doručení adresátovi.
Lze zjišťovat v jaké fázi zpracování se zpráva nachází - zda byla doručena, vyzvednuta, apod. Zpráva může obsahovat specifické nepovinné údaje, např. číslo jednací apod.

Do datové schránky je možné se přihlašovat následujícími kombinacemi přihlašovacích údajů:

přihlašovací jméno a heslo
přihlašovací jméno, klientský certifikát a heslo
přihlašovací jméno, heslo a jednorázový kód
systémový certifikát pro spisové služby

Všechny způsoby jsou popsány dále v tomto dokumentu.

O zřízení datové schránky lze požádat na každém místě Czech Point. Po obdržení přihlašovacích údajů je nezbytné se nejprve přihlásit pomocí webového rozhraní datových schránek a změnit uživatelské heslo. Teprve po této aktivaci datové schránky ji bude možné obsluhovat pomocí aplikace Datovka.

2. Datovka - ovládání aplikace

Datovka je program, který umožňuje pohodlně přistupovat k datové schránce (DS), procházet její obsah, provádět různé operace nad/s datovými zprávami a také vytvářet a odesílat nové datové zprávy. Více informací o vlastnostech aplikace naleznete na stránkách projektu. Datovka navíc realizuje do jisté míry placenou službu "Datový trezor", protože uchovává datové zprávy starší 90 dnů. Zprávy, které byly na serveru ISDS již odstraněny, v Datovce zůstávají uloženy jako lokální kopie, dokud si je uživatel sám nevymaže z lokální databáze.

Grafické rozhraní aplikace Datovka je velice podobné emailovým klientům, jako je například ThunderBird. Hlavní okno aplikace je rozděleno do tří hlavních sekcí. Levá sekce obsahuje seznam účtů (datových schránek), vpravo nahoře se zobrazuje seznam zpráv k vybranému účtu (zobrazují se základní informace z obálky zprávy v textové podobě a graficky některé interní informace o stavu zprávy), dolní sekce pak obsahuje detailní informace z obálky zprávy a vlastní přílohy zprávy.

Poznámka: Pokud nevlastníte DS nebo nemáte platné přihlašovací údaje do DS, budete muset navštívit pobočku České pošty nebo kontaktní místo CzechPoint, kde Vám DS fyzicky zřídí či aktualizují přihlašovací údaje. Nově přidělené přihlašovací údaje je třeba nejprve zadat a ověřit přes Webové rozhraní Datových schránek. Po úspěšném přihlášení na portálu a změně přiděleného hesla bude teprve možné se přihlásit do DS přes aplikaci Datovka.

2.1 Zpráva v Datovce

Datová zpráva (dále jen zpráva) se skládá z obálky a přílohy. Ke každé zprávě existuje ještě speciální typ souboru označený jako dodejka/doručenka. Více o formátu datové zprávy zde.

Datovka zobrazuje ke každému účtu seznam zpráv v textové podobě (jsou zobrazeny jen důležité informace z obálky zprávy), protože při synchronizaci jsou ze serveru staženy pouze obálky zpráv. Pro získání jejich příloh je třeba pak dodatečně každou zprávu stáhnout zvlášť (včetně doručenky). Seznam zpráv lze řadit podle jednotlivých sloupců a lze také zprávy filtrovat podle textu zadaného do políčka v pravém horním rohu aplikace.

První sloupec zobrazuje ID zprávy v systému ISDS. Pak následují sloupce předmět zprávy, název odesílatele/příjemce. Dále jsou tu dva sloupečky: Čas dodání, který informuje o tom, kdy byla zpráva dodána do schránky příjemce; Čas doručení, který říká, kdy příjemce zprávu stáhl a otevřel. Pak následují sloupce s grafickými elementy, které signalizují interní stav zprávy: První označuje příznak, že se jedná o lokálně nepřečtenou/přečtenou zprávu, druhý zobrazuje informaci, jestli byla stažena i příloha ke zprávě, třetí její stav vyřízení, čtvrtý sloupec zobrazuje, jestli byl zpráva nahraná do spisové služby, poslední sloupec je seznam přiřazených lokáních barevných štítků (tagů).

Systém ISDS si sám uchovává informace o stavu zprávy (doručená, přečtená, apod.). V Datovce jsme implementovali nezávislou možnost označit si zprávy jako lokálně (ne)přečtené. Dále je možné lokálně přiřadit každé zprávě stav jejího vyřizování nebo množinu štítků. To umožňuje větší míru flexibility v organizaci zpráv.

Poznámka: Informace o lokálním přečtení zprávy nijak nesouvisí se systémem ISDS a je na něm nezávislá!

Pro stažení příloh vybrané zprávy je třeba kliknou na ikonu poštovní obálky (s oranžovou šipečkou) v panelu nástrojů uprostřed hlavního okna. Následně se stáhne kompletní zprávu včetně příloh a doručenky. Soubory přílohy a detailní informace o zprávě (kompletní obálka) se zobrazí ve dvou oknech pod panelem nástrojů. V panelu nástrojů je také možné jednotlivé soubory přílohy uložit, otevřít či zjisti informace o podpisu zprávy.

2.2 Základní práce s Datovkou

Aby jste mohli pracovat s DS, stahovat/odesílat a spravovat zprávy přes Datovku, je nutné nejprve v ní vytvořit účty, které budou spojeny s Vaší DS na severu ISDS.

2.2.1 Vytvoření účtu a přihlášení do DS

Pokud spustíte Datovku poprvé, automaticky bude zobrazen dialog na vyplnění přihlašovacích údajů pro první schránku. Další schránky můžete přidat přes menu "Soubor->Vytvořit nový účet". Dokud nevytvoříte alespoň jeden účet, nebude většina funkcí a tlačítek Datovky aktivní. Přihlašovací údaje se skládají z kombinace uživatelského jména a hesla a případně dalším zabezpečením. jako je klientský certifikát ve formátu PKCS12/PEM nebo ověření pomocí bezpečnostního kódu či SMS.

Upozornění: Pokud máte čerstvě vygenerované přihlašovací údaje do DS, které jste obdrželi od České pošty nebo CzechPoint, je nezbytné se nejprve přihlásit pomocí webového rozhraní datových schránek a tam si přidělené uživatelské heslo změnit. Teprve po této změně bude možné se přihlašovat přes aplikaci Datovka.

Datovka si přihlašovací údaje a další údaje automaticky ukládá po úspěšném vytvoření účtu. Při dalším spuštění aplikace se automaticky načtou a použijí pro přihlášení do DS.

Účet bude v aplikaci vytvořen jen tehdy, podaří-li se úspěšně přihlásit na server DS a získat informace o přihlášeném uživateli a jeho datové schránce. Povinné informace v dialogu pro vytvoření či úpravu účtu jsou název účtu (záleží jen na Vás, jak si účet pojmenujete - nemá vliv na přihlášení), přihlašovací jméno (povinné), heslo (povinné). Dále je potřeba vybrat metodu přihlášení a případně zatrhnout tlačítko, že se jedná o DS v testovací provozu (speciální testovací server mimo reálný provoz datových schránek). Lze zvolit možnost zapamatování hesla a možnost automaticky synchronizovat účet s ostatními účty při hromadné synchronizaci.

Poznámka: V případě uložení hesla v aplikaci je třeba dostatečně zabezpečit přístup k vašemu domovskému adresáři, kam se nastavení Datovky ukládá a nebo celou aplikaci zabezpečit PINem, který uložená hesla šifruje!

2.2.1.1 Přihlášení certifikátem

Přihlášení klientským certifikátem je bezpečnější forma autentizace. Nejdůležitějším požadavkem je vlastnictví komerčního certifikátu. (Kvalifikovaný certifikát vydávaný pro účely komunikace s úřady státní správy nelze použít!). Pokud takovýto certifikát vlastníte a chcete jej využít pro přihlašování pomocí Datovky, postupujte prosím podle následujícího návodu:

Samotný certifikát a odpovídající privátní klíč je třeba vyexportovat ve formátu PKCS12 (obvykle má příponu .p12 nebo .pfx pro OS Windows). V tomto formátu jsou data většinou dodávána certifikační autoritou, takže je pravděpodobné, že ho již máte. V případě potřeby je možné si certifikát a soukromý klíč vyexportovat ve formátu PKCS12 např. z Firefoxu, pokud jste si ho tam dříve nahráli. Doporučujeme zvolit pro PKCS12 soubor dostatečně silné heslo.
Tento krok je povinný pouze pro uživatele s operačním systémem MS Windows. Pro správné fungování přihlašování pomocí certifikátu do DS je na Windows zapotřebí mít Váš certifikát nainstalovaný i v systémovém úložišti certifikátů! Postup, jak importovat osobní certifikát do Windows Certificate Store naleznete například zde nebo zde.
Nastavte Datovku pro použití Vašeho certifikátu. Použijte pro to dialog pro zadávání přihlašovacích údajů, zvolte metodu "Přihlášení certifikátem" a vyberte cestu k vašemu PKCS12 souboru (.p12). Je také možnost zvolit soubor ve formátu PEM (.pem), který musí obsahovat zakódovaný certifikát a odpovídající privátní klíč ve formátu Base64.

Po každém spuštění Datovky budete při prvním použití certifikátu dotázáni na heslo k odemčení tohoto souboru. Po jeho úspěšném zadání již Datovka použije rozšifrovaná data a na heslo se Vás v rámci jednoho spuštění aplikace již ptát nebude.

Doporučení: Soubor certifikátu se soukromým klíčem chraňte VŽDY silným heslem, které nikomu nesdělujte. Snížíte tak podstatně možnost jeho neautorizovaného použití a zmenšíte komplikace spojené s případným odcizením tohoto souboru.

2.2.1.2 Přihlášení bezpečnostním kódem

Od 19.6.2011 byl systém datových schránek rozšířen o možnost doplnění standardní autentizace o jednorázový kód. Ten si podle nastavení v systému DS uživatel buď generuje sám pomocí kompatibilního programu na mobilním zařízení, nebo jej obdrží pomocí SMS.

Pro tento způsob autentizace je třeba jej nejprve aktivovat v systému DS. Poté již stačí jen vybrat příslušnou metodu v nastavení schránky. Při pokusu o přístup k serveru DS bude uživatel vyzván k zadání jednorázového hesla a po úspěšné autentizaci může s datovou schránkou pracovat standardním způsobem.

Poznámka: Po 30 minutách neaktivity je uživatel ze systému automaticky odhlášen a pro další práci se musí opět autentizovat jednorázovým kódem! Jde o vlastnost systému DS, nikoli Datovky.

2.2.1.3 Vytvoření účtu z existující databáze

V Datovce je možné vytvořit účet z již existující databáze zpráv. Přes "Soubor" -> "Vytvořit účet z databáze" je možné vybrat požadovaný databázový soubor. Pokud se jedná o platný obsah databázového souboru zpráv a má-li název souboru správný formát, bude v Datovce vytvořen účet s názvem souboru nad touto databází. Tímto způsobem lze do Datovky vložit například databáze, pro které již neexistuje účet na serveru ISDS.

Jedná-li se o aktivní účet a je požadováno jej synchronizovat se serverem ISDS, je potřeba přes vlastnosti účtu dodatečně doplnit chybějící přihlašovací údaje a zvolit správný typ autentizace.

2.2.2 Úložiště zpráv a konfigurační soubor

Konfigurační data a nastavení Datovky se ukládají do souboru "dsgui.conf". Obálky zpráv a jejich obsahy se ukládají do databázových souborů, jejíchž názvy jsou "username{_rok}___0.db", kde:

username = vaše přihlašovací jméno do schránky
{_rok} = nepovinný údaj, avšak v novějších verzích Datovky určuje, že databáze obsahuje pouze zprávy dodané v rámci tohoto roku
0 = označení, že se jedná o standardní datovou schránku mimo testovací prostředí ISDS (1 = testovací)
Příklad: b5dr7e___0.db nebo b5dr7e_2015___0.db

Konfigurační soubor a jednotlivé databáze ke všem účtům naleznete v těchto adresářích (neplatí pro přenosnou verzi Datovky):

Windows XP: c:\Documents and Settings\{user}\.dsgui\
Windows Vista a novější: c:\Users\{user}\AppData\Roaming\.dsgui\
Linux a OS X: /home/{user}/.dsgui/

Poznámka: Na OS Windows může být tato cesta úmyslně skrytá operačním systémem z důvodu bezpečnosti a ochraně dat. Pokud cílovou složku nevidíte, musíte ve Windows nebo průzkumníkovi povolit zobrazovaní skrytých souborů.

Pokud požíváte vlastní umístění databázových souborů (v aplikaci jste si je přesměrovali jinam) a pokud si již nepamatujete jejich umístění, pak tuto informaci naleznete v souboru dsgui.conf. Hledejte záznamy označené jako database_dir. Další možnost nalezení databázových souborů je přepnout na název účtu v levém sloupci Datovky a v informacích o účtě v pravém panelu naleznete aktuální umístění databázových souborů.

Pro přenosnou verzi se konfigurační soubor a databáze nacházejí přímo v adresáři s Datovkou ve složce .dsgui (pokud jste si jej nepřesměrovali jinam).

2.2.3 Organizace a zobrazovaní zpráv v aplikaci

Zprávy jsou vázány ke konkrétnímu účtu. Seznam účtů se nachází v levém panelu a jednotlivé účty jsou řazeny podle data jejich založení. Pořadí účtu lze měnit uchopením názvu účtu myší a přesunem na novou pozici.

Pro lepší přehlednost jsou zprávy v účtu rozděleny do několika virtuálních složek. Tyto složky nemají žádnou souvislost s fyzickým umístěním zpráv v databázi a na serveru DS a slouží pouze pro zjednodušení orientace. Zprávy se v jednotlivých složkách zobrazují automaticky podle níže popsaných pravidel a uživatel nemůže zprávy mezi složkami přesunovat.

Nedávno přijaté/odeslané - obsahuje přijaté/odeslané zprávy, které nejsou starší 90 dnů a jsou tedy stále přítomny na serveru DS. U těchto zpráv předpokládáme možnost aktivního použití a jsou tedy zobrazeny zvlášť. Tyto zprávy ještě nebyly ze serveru DS odstraněny nebo nebyly přesunuty do Datového trezoru (je-li tato služba na serveru aktivována).
Vše - obsahuje všechny přijaté/odeslané zprávy, tedy zprávy, které se nachází na serveru DS, v datovém trezoru (je-li tato služba aktivována) a také zprávy, které již na serveru DS nejsou. Složka "Vše" je dále rozdělena do podsložek řazených podle jednotlivých roků pro snadnější orientaci v historii zpráv. Složka Vše tedy uchovává ve svých podpoložkách všechny stažené příchozí/odchozí zprávy včetně těch, které již na serveru DS neexistují. Obsah této položky může být schován, pokud nechcete aby zabírala v levém sloupci místo. Rozkliknutím (dvojím poklepáním na text, nebo jednoduchým kliknutím na trojúhelníček před textem) lze zobrazit podřazené položky. Dalším rozkliknutím podřazených položek se lze dostat ke zprávám organizovaných podle jednotlivých let (podle roku dodání do DS).
podsložka inv - tato složka obsahuje zprávy, u kterých není znám datum a čas dodání a nelze je tedy jednoznačně zařádit do konkrétní podsložky. Typicky se zde objevují odeslané zprávy, které byly systémem ISDS odmítnuty (obsahovaly viry, nepovolené přílohy, byly nedoručitelné), dále čerstvě odeslané zprávy, které teprve do systému ISDS vstoupily a není zatím znám jejich čas dodání (jsou ve stavu 1). Po synchronizaci účtu či stažení ze serveru ISDS se tyto zprávy automaticky přesunou do patřičné složky podle jejich roku dodání (díky stažení z ISDS bude doplněn čas dodání do schránky příjemce a zpráva bude ve stavu 4).

2.2.4 Stažení hlaviček zpráv (Synchronizace účtu)

Operace synchronizace (stažení seznamu odeslaných/přijatých zpráv) je základní operací, jak zjistit aktuální počet zpráv ve schránce na serveru ISDS. Při stisknutí tlačítka "Synchronizovat účet" nebo z menu "Schránka->Synchronizovat účet" se synchronizace provede. Staženy budou pouze hlavičky zpráv, pokud není v aplikaci nastaveno jinak. V případě, že máte více účtů a máte u nich povoleno automaticky je synchronizovat, můžete z menu "Soubor->Synchronizovat účty" synchronizovat všechny účty najednou. Synchronizace je jedinou operací nad DS, která způsobuje doručení nových zpráv ve vlastní schránce na serveru ISDS (tzn, všechny nově dodané zprávy přejdou do stavu doručeno). Ostatní operace nad zprávami nezpůsobují doručení zpráv. Po úspěšné synchronizaci by se měli do seznamu přijatých/odeslaných zpráv přidat a tučně zobrazit nové zprávy a případně aktualizovat obálky zpráv již existujících, kde došlo ke změně doručovacích informací.

Upozornění: Proces synchronizace může trvat delší dobu v závislosti na rychlosti vašeho připojení k síti internet. Aktivity během synchronizace/stahování účtů jsou průběžně zobrazovány ve stavovém panelu ve spodní liště hlavního okna. Nedoporučujeme během synchronizace/stahování provádět další operace s Datovkou a raději vyčkat na jejich dokončení.

2.2.5 Prohlížení zpráv a příloh

Zpráva obsahuje informace o odesílateli, adresátovi, časech dodání a doručení plus další nepovinné údaje. Pro stažení příloh je třeba použít tlačítko "Stáhnout kompletní zprávu" vpravo od textového pole zobrazující informace o zprávě nebo v menu "Zpráva->Stáhnout podepsanou zprávu". Po provedení této akce budou k disposici i přílohy zprávy, informace o podpisech a časové razítko zprávy. Po výběru přílohy ze seznamu vpravo od těla zprávy je možné přílohu uložit na disk, otevřít v asociované aplikaci (tato funkcionalita je v současné době omezena pouze na některé systémy) nebo prostě všechny soubory z přílohy uložit do zvoleného adresáře najednou včetně exportu doručenky a kompletní zprávy ve formátu ZFO. Formáty názvu ukládaných souborů, zpráv a doručenek je možné nastavit v nastavení aplikace ("Soubor->Nastavení->Ukládání").

Upozornění: Proces stahování kompletní zprávy se všemi přílohami může trvat delší dobu v závislosti na rychlosti vašeho připojení k síti internet. Aktivita během stahování zprávy je zobrazována ve stavovém panelu. Nedoporučujeme během stahování provádět další operace s Datovkou a raději vyčkat na dokončení započaté operace.

2.2.6 Vytvoření a odeslání nové zprávy

Pro odesílání zpráv aktivujte položku menu "Schránka->Vytvořit zprávu". V otevřeném dialogu je třeba vyplnit předmět, dále vybrat/vyhledat/zadat alespoň jednoho adresáta a vložit alespoň jednu přílohu. Velikost všech příloh nesmí dohromady překročit 20 MB, jinak zprávu nebude možno odeslat na server ISDS. Je také možné vyplnit některé nepovinné údaje ve skryté části dialogu (např., číslo jednací, spisové značky, zmocnění, a další).

Pokud máte povoleno u vlastní datové schránky odesílat a přijímat Poštovní Datové Zprávy (dále jen PDZ), můžete také příjemci předplatit odpověď. Informace o tom, jestli bude zpráva odeslána příjemci jako placená zpráva PDZ, je zobrazena u každého příjemce v posledním sloupci. Více informací o PDZ naleznete zde.

Odeslání zprávy na server ISDS může trvat déle v závislosti na velikosti přílohy a na rychlosti připojení do sítě internet. Po přijetí a zpracování zprávy na serveru ISDS bude zobrazena informace o úspěšnosti doručení zprávy. V případě neúspěchu odeslání bude dialog zobrazen znovu s původními údaji a umožní vám další pokus o odeslání zprávy či její úpravu.

Poznámka: Vzhledem k tomu, že Datovka používá pro zobrazení odeslaných zpráv informace ze systému ISDS, nově odeslaná zpráva se sice automaticky objeví mezi odeslanými zprávami, nebude však obsahovat úplné informace o příjemci a časech dodání/doručení. Tyto informace budou doplněny až po dalším stažení seznamu zpráv ze serveru ISDS.

2.2.7 Vyhledání datové schránky

V systému ISDS existují dvě služby, které dovolují vyhledat DS. První a více obecnou službou je fulltextové vyhledávání DS na portálu veřejné správy. Druhá služba nabízí více specifické vyhledávání přímo v systému ISDS. Datovka podporuje obě tyto služby. Vyhledávat lze přes "Nástroje->Vyhledat datovou schránku" nebo pomocí odesílacího formuláře. Obecné fulltextové vyhledávání je ve vyhledávacím formuláři nastaveno jako výchozí.

Rozsah vyhledávání je možné omezit na konkrétní typ DS, které Vás zajímají, a nebo na konkrétní položku, kde se má zadaný text hledat. Nalezené výsledky je možné také filtrovat zadáním klíčových slov do pole filtr nebo řadit podle sloupců hlavičky".

Vyhledávání DS s využitím systému ISDS vyžaduje zadání přesnějších vyhledávacích informací. Pro úspěšné vyhledání informací o DS potřebujete znát buď její ID nebo IČ příslušného subjektu a nebo název majitele DS a jeho PSČ. Při vyhledávání pomocí názvu musíte uvést alespoň tři písmena ze začátku názvu. Pro snazší vyhledávání v případě nejistoty o názvu datové schránky je možné použít znak * na začátku hledaného řetězce, který způsobí hledání zadaného textu kdekoli v názvu schránky, nejen na jeho začátku - např. *Milo najde Město Milotice.

Výsledek hledání příjemců závisí na typu schránky, ze které je vyhledávání vyvoláno (ze které se budou příjemcům odesílat). Jestli je schránka, ze které se hledá, typu OVM, budou se vracet všechny nalezené datové schránky. Není-li datová schránka typu OVM, pak ve výsledcích hledání budou zahrnuty pouze schránky OVM a schránky s povoleným příjmem PDZ.

2.2.8 Autentizace zprávy

Certifikát kterým jsou podepsány datové zprávy má pouze omezenou platnost. Z tohoto důvodu je v okamžiku vypršení platnosti tohoto certifikátu nemožné plně prokázat autentičnost zprávy pomocí jejího podpisu.

Jako částečné řešení tohoto problému nabízí Datovka možnost odeslat celou originální datovou zprávu na server ISDS a ověřit její platnost pomocí tam uložených dat. Tuto funkci zpřístupňuje Datovka pomocí tlačítka "Autentizovat zprávu" nebo z menu "Zpráva->Ověřit zprávu". Pokud je autentizace úspěšná, provede se zároveň plné nahrazení zobrazených (cachovaných) dat daty z primárního zdroje, který byl právě autentizován. Tímto způsobem je tedy možné ověřit, že zpráva je nedotčena a správně zobrazená (data v cache nebyla pozměněna).

Poznámka: Aby bylo možno tuto funkci použít, je nutné, aby zpráva byla k disposici v databázi v kompletní podobě, tedy včetně příloh a elektronického podpisu.

2.3 Pokročilejší práce s Datovkou

Datovka poskytuje kromě výše uvedených základních funkcí i další operace a funkce. Jedná se zejména o možnosti importů/exportů zpráv, ověřování externích zpráv ve formátu ZFO, vyhledávání v obálkách zpráv a mnoho dalšího.

2.3.1 Export zpráv a doručenek do souborů ZFO či PDF

Aplikace umožňuje exportovat kompletní zprávu a její informace o doručení do souborů ZFO nebo PDF. Export zprávy lze dělat přes "Zpráva->Exportovat ....". Tento způsob je ovšem nevhodný pro hromadný export více zpráv. Ten je možný přes funkci "Nástroje->Exportovat přehled korespondence" popsaný v následujícím odstavci. Kompletní zprávu lze exportovat do zabezpečeného souboru ZFO, stejně tak informace o doručení (doručenku). Obálku zprávy a doručenku lze uložit také do souboru PDF pro snadnější tisk a prohlížení. Všechny tyto soubory lze vygenerovat a uložit najednou, a to při ukládání přílohy. Je nutné si toto chování povolit v nastavení Datovky (záložka Ukládání), kde je také možné nastavit požadovaný formát názvu ukládaných/exportovaných souborů. Podrobnosti kolem možnosti nastavení formátů názvu ukládaných souborů je popsán v kapitole "Nastavení Datovky".

Poznámka: Nekompletní zprávu (bez příloh) nelze exportovat do ZFO.

2.3.2 Export korespondence

Zajímavou funkcí může být například z důvodu archivace zpráv podle určitých období jejich hromadný export včetně jejich přehledu v souboru HTML nebo CSV pro snadný import například do aplikace Excel.

Datovka tuto funkcionalitu podporuje a umožňuje hromadně exportovat přehled přijatých/odeslaných zpráv za určité období do souborů ZFO či PDF. Hromadný export korespondence lze provést přes "Nástroje->Exportovat přehled korespondence". Pak je třeba zvolit období, pro které chceme export provést, dále si zvolit, jestli se má přehled vygenerovat jako HTML soubor či CSV, jaký typ zpráv se má do přehledu zahrnou a hlavně, jaké typy souborů chcete exportovat. Pak jen stačí vybrat cílovou složku, kam se vše uloží. Průběh exportu je možné sledovat ve status panelu.

Rozhodnete-li se pro tuto akci, mějte na paměti, že operace exportu může trvat i několik minut v závislosti na počtu zpráv. O výsledku exportu bude informováni společně s chybami, které se během exportu korespondence vyskytly.

Poznámka: Nekompletní zprávu (bez příloh) nelze exportovat do ZFO.

2.3.3 Zobrazení obsahu ZFO souborů

Tato funkce umožňuje načíst a zobrazit zprávu/doručenku uloženou v souboru ZFO do čitelné podoby. Získáte tak přístup ke všem přílohám a všem informacím, která zpráva/doručenka obsahuje. Dále je možné ověřit její digitální podpis a zobrazit informace o certifikátech. Prohlížení ZFO souborů lze spustit přes "Nástroje->Zobrazit zprávu ze souboru ZFO".

2.3.4 Autentizace zprávy ze souboru ZFO

Tato funkce je velice podobná předešlé popsané v 2.2.8, jedná se o ověření, zda-li je zpráva původní, nedošlo k jejímu pozměnění a jestli zpráva prošla systémem ISDS. Jediný významný rozdíl je, že zpráva se načítá z externího ZFO souboru namísto interní databáze Datovky. To umožňuje ověření platnosti cizích zpráv, či zpráv vyexportovaných pomocí funkce "Export ZFO". Operaci lze spustit přes "Nástroje->Ověřit zprávu ze souboru ZFO".

2.3.5 Kontrola expirace časových razítek zpráv

Aplikace dovoluje uživateli zjistit, kterým zprávám v databázi se blíží čas expirace platnosti časového razítka (nebo již vypršel). V nastavení Datovky (záložka Bezpečnost) lze nastavit interval, s jakým předstihem se mají zprávy s expirujícími záznamy zahrnovat do výsledku kontroly.

Kontrolu časových razítek můžete provést přes "Nástroje->Zkontrolovat expirace časových razítek". Obdržíte seznam zpráv, které tomu odpovídají a je možné je ihned vyexportovat do souboru ZFO pro pozdější přerazítkování. Aplikace sama osobě neumožňuje automatické přerazítkování zpráv, protože systém datových schránek neposkytuje tuto službu aplikacím třetích stran. Přerazítkování je možné pouze přes webové rozhraní datových schránek nebo pomocí externího programu LongTermValidator od společnosti Dignita, který přerazítkování ZFO souborů umožňuje. Pomocí něj či webového rozhraní můžete vyexportované ZFO soubory přerazítkovat a pak nové ZFO soubory jednoduše naimportovat zpět do databáze místo původních propadlých zpráv.

2.3.6 Import ZFO souborů do databáze

Datovka umožňuje import zpráv a doručenek uložených ve formátu ZFO do databáze zpráv vybraného účtu. Před samotným importem je třeba nejprve vybrat jeden či více souborů ZFO nebo celý adresář. Všechny importované soubory musí obsahovat platnou nepoškozenou zprávu nebo doručenku. Importovat se budou pouze zprávy, které nejsou v databázi cílového účtu a u kterých je jednoznačně prokazatelné, že patří do datové schránky cílového účtu. Doručenky se budou importovat do databáze pouze tehdy, existuje-li zpráva v databázi. V ostatních případech se import nezdaří. O výsledku importu budete informování včetně přehledu zpráv a doručenek, které importovány nebyly a s popisem, z jakého důvodu se import nezdařil. Operaci můžete provést přes "Schránka->Importovat zprávy ze souborů ZFO".

2.3.7 Import zpráv z externí databáze

Novější verze Datovky umožňují importovat kompletní zprávy z externích databází do aktuální databáze vybraného účtu. Importovat lze jen ty zprávy, u kterých je jednoznačně prokazatelné, že patří do datové schránky cílového účtu. Před samotným importem je třeba nejprve vybrat jeden či více databázových souborů, které musí obsahovat platnou nepoškozenou databázi zpráv a správný formát názvu souboru. Importovat se budou zprávy, které nejsou v databázi cílového účtu. Ostatní zprávy se budou ignorovat. O výsledku importu budete informování včetně přehledu zpráv, které importovány nebyly a s popisem, z jakého důvodu se import nezdařil. Operaci můžete provést přes "Schránka->Importovat zprávy z databáze".

Import zpráv (databáze), ke kterým neexistuje relevantní účet, není možné provést. V tomto případě můžete pro tuto databázi vytvořit dočasný neaktivní účet podle bodu 2.2.1.3, aby bylo možné se správami v databázi pracovat (bez napojení na server ISDS).

2.3.8 Vyhledávání zpráv

Tato funkce umožňuje vyhledávat zprávy podle různých kritérií přes všechny účty a všechny databáze. Lze vyhledávat ve zprávách přijatých, odeslaných nebo obojích. Vyhledávat lze podle ID, adresy schránky, předmětu zprávy, spisových a jednacích značek, podle příjemce či odesílatele, adresy a dalších informaci z obálky zprávy. Je možné zadat maximálně tři vyplněná pole současně. Vyhledávají se i podřetězce, není tedy třeba zadávat kompletní hledané slovo. Operaci můžete provést přes "Nástroje->Vyhledat zprávu".

Zprávy odpovídající zadaným kritériím se zobrazuji do tabulky ve vyhledávacím okně. Poklepáním na konkrétní zprávu se automaticky tato zpráva nalistuje a označí v základním okně aplikace pro okamžité použití.

2.4 Speciální operace nad Datovkou

2.4.1 Rozdělení stávající databáze podle roků

Používáte-li aplikaci Datovka delší dobu a denně přijímáte nebo odesíláte mnoho zpráv, je velice pravděpodobné, že se ovladatelnost Datovky postupem času zhorší (pomalé reakce na změny účtů, pomalé listovaní mezi zprávami, apod.). Zpomalení je způsobeno neustálým čtením a modifikací velké databáze, která může obsahovat stovky až tisíce zpráv včetně příloh.

Novější verze Datovky umožňují stávající velkou databázi rozdělit do několika menších databází podle jednotlivých let, které budou obsahovat zprávy, jejichž datum dodání koresponduje s daným rokem. V podstatě se jedná o nahrazení jedné velké databáze několika menšími. To může přinést výrazné zrychlení aplikace při manipulaci se zprávami. Doporučujeme tedy pro větší databáze jednorázově použít operaci pro rozdělení databáze ("Schránka->Rozdělit databázi podle roků").

Rozhodnete-li se pro tuto akci, mějte na paměti, že operace rozdělení a nahrazení původní databáze nově vytvořenými může trvat i několik minut v závislosti na velikosti původní databáze a počtu zpráv v ní.

Důležité: Operace rozdělení vyžaduje volné místo na disku, a to nejméně trojnásobně větší, než je velikost původní rozdělované databáze. Ujistěte se prosím před použitím této operace, že máte potřebné místo na disku k dispozici.

Rozdělení probíhá ve třech krocích a jejich průběh je zobrazován ve stavovém panelu aplikace:

Překopírování původní databáze z aplikace do vámi určeného adresáře.
Vytvoření nových databází podle jednotlivých roků v určeném adresáři.
Nahrazení původní databáze novými databázemi z určeného adresáře.

Jestliže se nějaký z kroků nezdaří, budete o tom informováni, a bude se nadále používat původní databáze. V opačném případě by se měly načíst a používat nově vytvořené databáze. Doporučujeme po úspěšném rozdělení a nahrazení původní databáze pro jistotu aplikaci ihned restartovat. Předejte se tak možnému zamrznutí aplikace.

Původní databáze zůstane ve vámi vybraném adresáři jako záloha pro případ neočekávané chyby nebo pro ruční navrácení do původního stavu.

Upozornění: Použití této operace je pouze na vlastní nebezpečí a sdružení CZ.NIC v žádném případě neodpovídá za žádné způsobené škody.

2.4.2 CLI - práce s Datovkou pomocí příkazové řádky

Operace nad zprávami lze provádět i bez grafického rozhraní Datovky. Datovka disponuje základním API pro manipulaci se zprávami z příkazové řádky. Jednotlivé podporované služby a podrobná specifikace použití je zde - (pouze v angličtině).

2.5 Nastavení Datovky

V této kapitole jsou popsány některé nastavení Datovky.

2.5.1 Záložka Stahování

V této záložce je možné nastavit možnosti kolem stahování zpráv a komunikace se serverem.

V sekci "Stahovaní zpráv" můžete nastavit, jestli má aplikace automaticky synchronizovat účty na pozadí aplikace ve zvolených časových intervalech bez zásahu uživatele, případně jestli má aplikace automaticky synchronizovat účty ihned po jejím spuštění. Dále je možné nastavit, jestli se během synchronizace mají rovnou stahovat i celé právy včetně příloh. Mějte však na paměti, že povolením této volby může proces synchronizace trvat i několik minut v závislosti na počtu zpráv, velikosti jejich příloh a rychlosti síťového připojení.

Upozornění: Funkce automatické synchronizace může vést k nežádoucímu samovolnému doručovaní zpráv ve vlastní schránce, aniž by si to uživatel uvědomil. Povolit tuto funkci příliš nedoporučujeme.

V sekci "Nastavení připojení" je možné nastavit časový limit pro stahovaní zpráv (respektive dobu, po kterou se má udržovat aktivní komunikace se serverem DS). Doporučená hodnota je 5 minut. V podstatě jde o časový interval, do kterého musí být jednotlivé požadavky na serveru obslouženy, jinak dojde ke zrušení spojení a běžící akce se ukončí. Pokud máte pomalé připojení a nebo se nedaří stáhnout nějakou kompletní zprávu, můžete zde limit navýšit. Mělo by to v těchto situacích pomoct.

V sekci "Nastavení označování přečtených zpráv" je možné nastavit interval, za jak dlouho se kurzorem vybraná zpráva označí jako lokálně přečtená. Výchozí hodnota je 5 sekund. Hodnota 0 znamená, že se zpráva označí jako lokálně přečtená ihned po jejím označení kurzorem nebo myší. Označování zpráv lze úplně deaktivovat nastavením hodnoty -1.

Poslední sekce "Nové verze" umožňuje povolit, aby aplikace po spuštění zjišťovala informace o nových verzích. Doporučujeme tuto volbu nevypínat. Datovka neodesílá žádné informace o sobě či účtech a zprávách, pouze kontroluje na serveru CZ.NIC dostupnost nových verzí.

2.5.2 Záložka Bezpečnost

V této záložce je možné nastavit, aby Datovka neukládala zprávy do lokální databáze na disku, ale veškerý obsah držela pouze v paměti. Tím je zaručeno, že se ke zprávám na disku nedostane cizí osoba, která by je mohla zneužít. Při vypnutí aplikace bude obsah zahozen a při dalším spuštění budou účty prázdné a zprávy bude nutno znovu stáhnout.

Dále je zde možné nastavit interval pro kontrolu expirace časových razítek zpráv. Tento interval říká, s jakým předstihem (kolik dnů před vypršením platnosti časového razítka) se mají do výsledku kontroly zahrnovat zprávy, které v průběhu tohoto intervalu expirují.

Na této záložce můžete nastavit i hlavní heslo aplikace (PIN). Pokud je toto heslo nastaveno, tak se aplikace po každém spuštění bude na toto heslo dotazovat. Bez zadání správného hesla se nespustí hlavní okno aplikace. Pokud je nastaveno hlavní heslo, pak jsou všechna uložené hesla k datovým schránkám uložena v zašifrované podobě. To samé platí i pro přístupový token ke spisové službě. Pomocí hlavního hesla nejsou šifrovány uložené zprávy. Hlavním heslem můžete výrazně omezit možnost zneužití přístupových údajů k datovým schránkám, které jsou v Datovce uloženy. Nastavením hlavního hesla nezvýšíte zabezpečení datových zpráv, které jsou v Datovce uloženy. V případě, že hlavní heslo zapomenete, nelze jím zašifrovaná data z konfiguračního souboru aplikace obnovit.

2.5.3 Záložka Navigace

Zde je možné nastavit, kam se má nastavit kursor v seznamu zpráv po spuštění aplikace nebo při změně účtu.

2.5.4 Záložka Rozhraní

Na této záložce můžete nastavit, jak má vypadat vzhled tlačítek v panelu nástrojů. Změna se projeví až po restartu aplikace.

2.5.5 Záložka Adresáře

Zde je možné povolit a zároveň nastavit globální cesty pro všechny účty. Lze nastavit cestu/složku pro ukládání příloh (zahrnuje i export zpráv) a také nastavit cestu/složku odkud se mají vkládat přílohy do odesílacího formuláře. Pokud je tato volba vypnuta, každý účet by si sám měl pamatovat poslední vybranou cestu.

2.5.6 Záložka Ukládání

V této záložce je možné nastavit, jaké další soubory se budou automaticky ukládat společně s přílohami zprávy a také definovat, jak budou vypadat názvy jednotlivých ukládaných souborů. Také je možné povolit, aby se doručenky automaticky generovaly ke každému ukládanému souboru přílohy.

Formát názvu souboru je možné definovat několika parametry společně s vlastním textem. Při ukládání se pak za parametr uvozený znakem % (procento) doplní příslušná informace z obálky zprávy. Výchozí formát pro ukládání příloh je jen samotný název souboru s příponou (parametr %f). Pro export zpráv či doručenek je výchozí nastavení "DZ-%i" resp. "DD-%i", kde parametr %i bude nahrazen číslem zprávy. Doručenky pro každou přílohu mají výchozí formát "DD-%i-%f", kde %i bude nahrazeno číslem zprávy a %f názvem souboru přílohy. Možná ilustrace použití je uvedena v příkladu 1. Navíc je možné od verze 4.8.3 do formátovacího řetězce vkládat lomítka "/". Symbol lomítka v textu říká, že textový řetězec před lomítkem či mezi dvěma lomítky bude použit jako název složky či podsložky, viz. příklad 2. Pokud taková složka nebo podsložka neexistuje, bude automaticky vytvořena.

Příklad 1: řetězec [%Y.%M.%D-%h:%m]-Dodejka-%i-%d bude při ukládání nahrazen za název [2015.10.23-11:30]-Dodejka-12345678-abcdef.zfo.

Příklad 2: řetězec s lomítky datovka/%d/%i/DZ-%i-%u bude při ukládání nahrazen cestou datovka/abcdef/12345678/DZ-12345678-uvwxyz.zfo.

Všechny podporované parametry a jejich význam je uveden v této záložce. Nepovolené znaky ve výsledném názvu souboru budou automaticky nahrazeny znakem podtržítka _.

2.5.7 Záložka Jazyk

Zde je možné zvolit jazyk aplikace (český, anglický, nebo podle nastavení OS).

2.6 Práce se štítky (tagy)

Datovka podporuje štítkování zpráv pomocí tagů. Jednotlivým zprávám můžete přiřadit jeden nebo více tagů. Tagy se vytvářejí přes menu "Nástroje->Editovat tagy". Pravým tlačítkem myši na konkretní zprávě můžete přes vyvolané kontextové menu přiřazovat zprávě jednotlivé tagy. Podle tagů je možno zprávy třídit nebo vyhledávat.

2.7 Propojení Datovky se spisovou službu

Tato kapitola popisuje, jak zaregistrovat a napojit spisovou službu do aplikace Datovka.

2.7.1 Co je to spisová služba?

Spisová služba je soubor činností a prostředků vedoucích ke správě dokumentů. Spisová služba zajišťuje správu dokumentů, která probíhá po dobu celého životního cyklu dokumentu. Existuje celá řada poskytovatelů spisových služeb. Většinou těchto služeb využívají subjekty státní správy, orgány veřejné moci či právní subjekty.

Datovka od verze 4.9.0 poskytuje API pro přístup ke spisové službě a umožňuje nahrávat do služby zprávy. Datovka se může připojit ke kterékoliv spisové službě, která podporuje naše API. Zde je seznam společností, o kterých víme, že do jejichž služeb je možné z Datovky zasílat soubory datových zpráv. Doufáme, že časem jich bude více.

2.7.2 Aktivace spisové služby v Datovce

Pokud používáte nějakou spisovou službu z tohoto seznamu a chcete, aby zprávy z Datovky mohly být přímo nahrávány do Vašich spisů na serveru poskytovatele spisové služby, je potřeba tuto službu nejprve do Datovky nastavit. To provedete tak, že v menu aplikace Datovka kliknete na "Soubor" -> "Nastavení spisové služby". Otevře se Vám formulář, kam vyplníte úplnou adresu (URL, např. https://spisova.sluzba.cz/api/v1/) ke spisové službě a Váš identifikační token, který jste si v datové službě vygenerovali či jinak obdrželi. Pokud tyto informace nemáte, obraťte se na Vašeho provozovatele spisové služby. Jakmile vyplníte oba údaje, tlačítkem "Info o službě" stáhnete základní informace o službě. Tím si ověříte, že se ke službě připojíte. Pokud jste se úspěšně spojili se spisovou službou, měl by se doplnit její název, logo a jméno tokenu do zbývajících políček formuláře. Tlačítkem "OK" vše potvrdíte a uložíte nastavení. Nyní máte v Datovce zaregistrovanou spisovou službu a můžete s ní začít pracovat.

Budete-li chtít službu vypnout, deaktivujete ji tlačítkem "Vymazat" a potvrzením "OK".

2.7.3 Nahrávání zpráv do spisové služby

Do spisové služby můžete ukládat kompletní datové zprávy (s přílohami) ve formátu ZFO. Označte zprávu v Datovce pravým tlačítkem myši a v menu zvolte položku "Nahrát do spisové služby". Pokud je služba aktivní, objeví se formulář pro výběr spisu (umístění), kam se má zpráva nahrát. Zvolte spis (složku) a stiskněte tlačítko "OK". Poté by se měla zpráva nahrát do spisové služby. Po úspěšném odeslání zprávy do spisové služby se ve seznamu zpráv u ní objeví logo spisové služby. Když najedete myší nad logo spisové služby v seznamu zpráv, měly by se zobrazit názvy spisů, kde je zpráva ve spisové službě uložena.

2.7.4 Synchronizace dat se spisovou službou

Datovka si pamatuje, kam byly z Datovky do spisové služby jednotlivé zprávy odeslány. Pokud používáte i jiné aplikace, nebo ve spisové službě datové zprávy nějak spravujete, mažete nebo s nimi provádíte jiné operace, je dobré občas v Datovce aktualizovat informace o zprávách ve spisové službě. Tato operace se zatím neprovádí automaticky a je třeba ji vyvolat ručně.

Aktualizaci informací, které zprávy jsou již ve spisové službě nahrány, provedete tak, že vyberete "Soubor" -> "Aktualizovat informace ze spisové služby". Tím se pro všechny účty v Datovce aktualizují informace o tom, které zprávy jsou ve spisové službě nahrány. Ve výpisu zpráv je tato informace reprezentována logem spisové služby.

Manual